Hoe kun je evenementen hybride maken om meer bezoekers aan te trekken?
Welkom in de wereld van hybride evenementen. Hoewel evenementen of bijeenkomsten zich nog steeds voornamelijk afspelen in daarvoor geschikte fysieke locaties, is er een trend die het speelveld verplaatst naar de wereld buiten de vier muren en bezoekers aantrekt die niet gehinderd worden door afstanden en tijdstippen.
De snelle technologische ontwikkeling maakt een nieuwe wijze van content distributie en interactieve communicatie mogelijk, zowel binnen als buiten de evenement ruimtes. Niet alleen worden mensen van buiten betrokken bij het evenement, maar ook mensen binnen de ruimte kunnen profiteren van een betere beleving. Tijdens presentaties wordt vaak gevraagd om mobiele telefoons uit te zetten. Bij hybride meetings wordt juist gevraagd om gebruik te maken van mobiele technologie om te communiceren en interactief deel te nemen aan discussies.
De twee snelst groeiende ontwikkelingen in de laatste 30 jaar zijn mobiele telefoons en Sociale Netwerken. Sociale Netwerken hebben ertoe bijgedragen dat mensen op een andere manier zijn gaan communiceren en de mobiele telefoon is veranderd in een computer. Vroeger kon je geen computer meenemen naar een evenement, maar nu kun je met je mobiele apparaat alles doen. Je kunt presentaties of video’s bekijken, netwerken, leads uitwisselen, deelnemen aan enquêtes onder bezoekers en notities maken. Deze technologie beïnvloedt vrijwel ieder aspect van de organisatie van een evenement.
Het is van groot belang dat organisatoren van evenementen deze nieuwe technologieën begrijpen en de taal van hun toekomstige bezoekers spreken. Bezoekers uit de Millenials of Generatie-Y groep zijn zo gewend aan digitale communicatie dat ze dit ook verwachten in evenementen. Als ze zouden moeten deelnemen aan een “traditioneel” evenement waarin zij niet op hún wijze kunnen communiceren, haken ze af. Het wordt steeds meer de wens van bezoekers aan een evenement om hun mobiele apparaat te gebruiken om daarmee te communiceren met een spreker of andere bezoekers. In sommige evenementen worden antwoorden of opmerkingen al op het publieke scherm getoond. Het evenement wordt dan een interactieve conversatie in plaats van eenrichtingsverkeer.
Hybride evenementen
Organisatoren zouden steeds meer bewust moeten worden van de efficiency van “virtuele” componenten. De gebruikte technologieën en middelen zijn in de laatste jaren sterk verbeterd en betrouwbaar genoeg geworden om ze professioneel in te zetten in hybride evenementen. Een hybride evenement is er één die zowel een fysiek component heeft als een “virtueel” component. Dit kan een webinar zijn met personen die dit in levende lijve meemaken. Het kan ook een toespraak zijn die via het web uitgezonden wordt naar toehoorders die niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn. Het hybride evenement concept wordt steeds populairder. Het wordt zelfs bijna de standaard. Veel grote evenementen maken al gebruik van live streaming, waarbij bijvoorbeeld Twitter dient als communicatiemiddel voor mensen die het evenement op afstand bijwonen.
Hoe belangrijk kunnen hybride evenementen in de toekomst worden?
Op dit moment wordt er nog te weinig gebruik gemaakt van dit concept, maar volgens onderzoekers zal het gebruik daarvan in de komende jaren exploderen. Het video streaming onderdeel is waar de grote groei zal beginnen. Vele bedrijven ontwikkelen hiervoor betrouwbare en schaalbare systemen, soms met interactieve communicatiemogelijkheden.
Met deze nieuwe technologie kunnen mensen HD video afspelen en interactief communiceren vanaf hun desktop, laptop of mobiel apparaat. Veel apparaten hebben tegenwoordig een webcam ingebouwd die video chats eenvoudig mogelijk maakt. Voor organisatoren wordt het gemakkelijker. Als je een spreker of trainer hebt, heb je daarna alleen nog maar een betrouwbare internetverbinding nodig.
Hybride vormen zullen steeds populairder gaan worden, maar wat voor soort evenementen leent zich het beste voor een “virtuele” component?
Elke keer dat er informatieoverdracht plaatsvindt, waar personen niet emotioneel bij betrokken hoeven te zijn, is er plaats voor een “virtueel” component. Als er behoefte is aan emotionele interactie is een “virtueel” component niet op zijn plaats. Het hangt dus sterk af van het soort evenement. Hybride of virtuele evenementen kunnen voordelig zijn voor organisaties. Zij helpen om kosten te drukken omdat er minder grote locaties nodig zijn, er geen behoefte is aan catering en er enorm bespaard kan worden op reis- en verblijfkosten.
Gaat de explosie van virtuele evenementen fysieke bijeenkomsten vervangen?
Waarschijnlijk niet! We weten allemaal diep in ons hart dat fysieke evenementen krachtiger zijn dan virtuele vormen. Ook zijn fysieke evenementen beter geschikt om de aandacht van bezoekers vast te houden. Het is belangrijk om je als organisator te realiseren dat hybride evenementen geen bedreiging vormen, maar de gelegenheid bieden om het aanbod te verbeteren. Het organiseren van een hybride evenement biedt de kans om toegevoegde waarde te bieden aan opdrachtgevers.
Uit onderzoeken blijkt dat 62% van de personen die een webinar of livestream volgen ook ergens anders mee bezig zijn en niet de volledige aandacht aan het onderwerp geven. Als je volledige aandacht van je deelnemers wilt, is een webinar of livestream niet het uitgelezen middel.
Daarom zullen fysieke evenementen altijd blijven bestaan. Door deze aan te vullen met virtuele componenten worden ze alleen maar sterker en groter. Het feit dat bezoekers kunnen kiezen om in levende lijve aanwezig te zijn of het evenement bij te wonen vanuit hun huis, kantoor en zelfs onderweg neemt drempels weg om te participeren. Maar dan moeten er wel een aantal virtuele componenten op de juiste wijze worden geïmplementeerd!.