Vergroot het rendement van je evenement met een meetinstrument
Bij een commercieel evenement waar producten of diensten verkocht worden, kun je het rendement uitdrukken in omzet uit directe verkopen minus de kosten. Even simpel gezegd.
Bij niet-commerciële evenementen wil je ook graag weten wat de opbrengst is. Zoals bij grote interne corporate meetings, congressen, trainingsevenementen of bijvoorbeeld award ceremonies. Ook hiervoor is een waardevolle meetbare doelstelling belangrijk, om zo te weten of je evenement een succes is geweest.
Voorbeeld: interne bedrijfstraining
Voor alle 5000 medewerkers van een bedrijf wordt het trainingsprogramma ‘Jij bent het gezicht van ons bedrijf’ georganiseerd met een live bijeenkomst, webinars, groepstrainingen break-out sessies en meer…
Maar hoe meet je de opbrengst van zo’n programma? En van elke bijeenkomst afzonderlijk?
Hoe meet je de stijging van het kennisniveau, medewerker tevredenheid, engagement, het interne relatienetwerk, PR waarde voor je bedrijf, etc.?
Gelukkig zijn er tools en technologieën die op slimme wijze informatie vergaren, waardoor deze ‘zachte’ factoren steeds beter meetbaar worden.
iamQube kan je daarbij helpen, met een full service oplossing.
Door binnen verschillende formats te werken volgens een vaste werkwijze; checklists, draaiboek, meetpunten en (tussentijdse) evaluaties, worden de vooraf gestelde doelen behaald.
En hoewel informatie verzamelen heel belangrijk is, wordt één ding door evenement organisatoren vaak over het hoofd gezien…
Het informatie verzamelen zélf moet ook toegevoegde waarde bieden aan het evenement.
Er is niets vervelender voor deelnemers dan het invullen van een lange enquête waar vervolgens NIETS mee wordt gedaan.
“Bedankt voor uw mening – u hoort niet meer van ons”
Ik pleit ervoor om de huidige generatie van slimme evenement applicaties niet alleen in te zetten om resultaten te meten, maar om evenementen een enorme WOW factor mee te geven.
Dankzij de meetmethode, wordt het evenement LEUKER.
De betrokkenheid, de interactie, de relaties nemen toe DANKZIJ de tool die deze factoren meet.
Laat me dit illustreren met een chronologisch stappenplan (vereenvoudigd).
VÓÓR HET EVENEMENT
Bepaal doelstellingen en KPI
Bepaal je evenement doelstellingen vooraf en vertaal doelstellingen naar Key Performance Indicatoren. Omdat de meetbaarheid belangrijk is, wil je ervoor zorgen dat je de juiste evenement applicaties hebt die kunnen meten wat je wilt weten. Als er geen methode of applicatie bestaat om te meten wat je wilt weten, verander dan je KPI.
Krijg informatie van en over deelnemers
Begin vóór de datum van het evenement met het verzamelen van informatie over alle deelnemers.
VERZAMEL gegevens op een manier die WAARDE toevoegt aan het evenement. Niemand heeft zin om lijstjes in te vullen. Dus zorg voor een leuke enquête, een vermakelijke video, speelse herinneringen.
Vraag om RELEVANTE informatie, zoals voorkeuren en interesses waar je tijdens het evenement op gaat inhaken. Je kunt deelnemers straks gepaste en gepersonaliseerde inhoud aanbieden. Hiermee vergroot je de WOW-factor van het evenement. Op welke links wordt geklikt in de e-mails? Welke event website pagina’s worden bezocht? Voor welke break-out sessies wordt aangemeld? Het is allemaal relevante informatie voor het rendement van je event.
TIJDENS HET EVENEMENT
Nu komt het er niet alleen op aan om gegevens te verzamelen tijdens het evenement. Je moet ook iets gaan doen met de informatie die je reeds hebt verzameld. Hoe meer en hoe beter je dit doet, hoe groter de waardering voor je evenement.
Pas het programma en/of de inhoud aan
Je kunt op basis van de vooraf getoonde belangstelling break out sessie uitbreiden, samenvoegen, of laten vervallen. Of je besluit een hot topic plenair te behandelen. Via de evenement app kun je gepersonaliseerde content naar deelnemers sturen op basis van de voorkeuren die ze vooraf hebben aangegeven.
Meet en stuur het gedrag tijdens het evenement
Een mens kan liegen (flexibel omgaan met de waarheid) in een survey, maar het gedrag wat vertoond wordt, is echt. Bezoeken deelnemers inderdaad de sessie waarvoor ze interesse hebben getoond? Hoelang kijken de deelnemers naar het online programma? Welke route leggen de deelnemers af? Op welke locatie wordt het meest ingecheckt via de app? Wordt het trainingsprogramma gevolgd?
Stuur mensen met dezelfde interesses naar een bepaalde ruimte. Of creëer juist een gevarieerde mix van deelnemers voor een brainstorm sessie. Koppel deelnemers aan elkaar om het interne netwerk te versterken. Hoe weet je of mensen dit op prijs stellen? Dat heb je voor het evenement gevraagd! Meet EN stuur via een chatfunctie de actieve betrokkenheid. Het zijn voorbeelden.
BONUS WOW
Het meetinstrument is een cruciaal onderdeel van de beleving. Je kunt een extra WOW aan je evenement geven door deelnemers inzicht te geven in de prestaties van het evenement. Hoeveel mensen zijn er? Wat zijn de populaire plekken? Welke spreker wordt het meest gewaardeerd? Misschien kun je er zelfs een QUIZ van maken.
NA HET EVENEMENT
Het evenement houdt niet op als de deuren zijn gesloten en het licht is uitgedaan. Nu is het juist de tijd om te oogsten. De fase na het evenement wordt door veel organisatoren vergeten terwijl het juist heel belangrijk is voor het rendement. Hoe zorg je dat de deelnemers werkelijk aan de slag gaan met de gepresenteerde content? Hoe blijf je top-of-mind? Wat doe je met de mensen die je wel hebt uitgenodigd maar niet bij je event aanwezig waren? Hoe krijg je goede feedback, zodat je volgende event nog beter wordt?
Zorg voor de juiste follow-up op basis van wat je hebt gemeten tijdens het evenement. Vraag niet alleen wat er verbeterd kan worden. Geef een beloning voor het invullen van een evaluatie. Voeg waarde toe in de vorm van downloadable content, vermakelijke video’s, belangrijke conclusies en ander event materiaal waar deelnemers achteraf hun voordeel mee kunnen doen.
En meet weer hoe gretig dit materiaal wordt afgenomen. Deze informatie is van onschatbare waarde voor de bepaling van het rendement van je evenement.
“Veel evenement organisatoren vergeten dat het invullen van een evaluatieformulier achteraf OOK een onderdeel is van de event ervaring.”
– Matthieu Wijnen
Met de juiste doelstellingen en meettools, kan je de gewenste relaties tussen de verzamelde gegevens vastleggen. Een goede rapportage waarin de gemeten waarden overzichtelijk zijn verwerkt, helpt bij het trekken van conclusies en het rendement van het event. Door zaken aan te passen, zal een volgende editie nóg een groter succes zijn.
Tip
Houd bij het bepalen van de eindprestatie (KPI waardes) ook rekening met de tijd die de interne organisatie nodig heeft om post-event activiteiten te voltooien.
Maar let op
Een evenement app die ook als meetinstrument wordt gebruikt, blijft een middel. Zorg ervoor dat het doel niet voorbijgeschoten wordt. Deelnemers die alleen maar op hun smartphone staren en vergeten contact te maken met collega’s dragen bijvoorbeeld niet bij aan de versterking van het interne netwerk.
Maar… begrijp je het gedrag van deelnemers en heb je de juiste tools om het gedrag te sturen, dan krijg je een evenement met ongeëvenaarde waarde!
Wil je meer inzicht in de opbrengst van je evenement?
Ontdek dan de iamQube ROI calculatie methode voor evenementen in het gratis e-boek.